Wat we van je bijhouden, en hoe lang

The Employment Agency brengt vakmensen en opdrachtgevers samen. Daarvoor hebben we gegevens van je nodig: je cv, je certificaten, je contactgegevens. Dit document legt uit welke dat zijn, waarom we ze gebruiken en wanneer ze weer weg gaan.

Je cv en certificaten	Om je te matchen met een geschikte opdracht	Tot 1 jaar na ons laatste contact
Contactgegevens	Om je te bereiken over werk	Tot je zegt dat het niet meer hoeft
Contract en facturen	Omdat de belastingwet dat van ons eist	7 jaar
Kopie identiteitsbewijs	Alleen als je effectief aan het werk gaat via ons	7 jaar na einde samenwerking

1. Wie zijn wij

The Employment Agency (TEA) bemiddelt tussen vakmensen en opdrachtgevers, voornamelijk in de bouw. TEA is de handelsnaam van Derin Consultancy BV. Die vennootschap is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens die in dit document beschreven staan.

Derin Consultancy BV, handelend onder de handelsnaam The Employment Agency
Wegvoeringstraat 31, 9230 Wetteren, België
Ondernemingsnummer BE 0776.353.752
Vertegenwoordigd door Eda Fatma Derin, zaakvoerder

Vragen over je gegevens? Mail [email protected] of bel +32 9 398 51 03. Je krijgt binnen een week antwoord van een mens.

2. Welke gegevens we verzamelen

Als je werk zoekt via ons

• Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Geboortedatum en nationaliteit
• Cv: werkervaring, opleiding, talen, vaardigheden
• Certificaten en attesten, bijvoorbeeld VCA of een hoogwerkerattest
• Rijbewijs en eigen vervoer, als dat voor de opdracht uitmaakt
• Je beschikbaarheid, je gewenste regio en je tarief of loonwens
• Wat we van je referenties horen, als je die opgeeft

Pas als je effectief aan het werk gaat

Deze gegevens vragen we niet bij de eerste kennismaking, maar pas wanneer er een concrete opdracht is:

• Kopie identiteitsbewijs
• Rijksregisternummer, voor de sociale en fiscale administratie
• Rekeningnummer, om je te kunnen betalen
• Ondernemingsnummer en btw-nummer, als je zelfstandig werkt
• Arbeids- of verblijfsvergunning, als je die nodig hebt
• Bewijs van je verzekering, als je zelfstandig werkt

Gevoelige gegevens

Gegevens over je gezondheid, geloof, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, etnische afkomst of vakbondslidmaatschap vragen wij niet en registreren wij niet. Twee uitzonderingen, allebei alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming en alleen als het echt nodig is voor de opdracht:

• Een fysieke beperking of allergie die bepaalt welk werk je veilig kan doen. We noteren dan wat je wél of niet kan, niet je medisch dossier.
• Een uittreksel uit het strafregister, als de opdrachtgever dat wettelijk moet opvragen voor die functie. Wij bekijken het en noteren enkel of het in orde is.

Als je bij een opdrachtgever werkt

Van contactpersonen bij bedrijven houden we naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer bij, plus de gegevens van het bedrijf zelf.

3. Waarom we ze gebruiken, en op welke grond

De AVG vraagt ons om voor elk gebruik een wettelijke grondslag te hebben. Dit zijn de onze:

Waarvoor	Grondslag
Je matchen met opdrachten en je profiel voorstellen	Jouw toestemming
Een contract opstellen en uitvoeren, je uitbetalen	Uitvoering van de overeenkomst
Boekhouding, btw, sociale en fiscale verplichtingen	Wettelijke verplichting
Contact houden met bestaande contractors over nieuw werk	Gerechtvaardigd belang
Gezondheidsinformatie of strafregister voor een functie	Uitdrukkelijke toestemming
Nieuwsbrief of algemene mailings	Jouw toestemming

Wat we niet doen: je gegevens verkopen, ze gebruiken voor iets anders dan hierboven staat, of automatisch beslissingen over je nemen. Een match wordt altijd door een mens bekeken.

4. Hoe lang we bewaren

Gegevens	Bewaartermijn
Cv en profiel van iemand die niet aan de slag is gegaan	1 jaar na ons laatste contact
Sollicitatie die niet doorging, zonder toestemming om te bewaren	4 weken
Profiel van een actieve contractor	Tijdens de samenwerking en 2 jaar erna
Contracten, facturen, betaalgegevens, kopie identiteitsbewijs	7 jaar, wettelijk verplicht
Mails en berichten met jou	2 jaar na het laatste bericht
Gezondheidsinformatie voor een specifieke opdracht	Tot het einde van die opdracht

Voor het jaar om is, sturen we je een bericht met de vraag of je in ons bestand wil blijven. Hoor je van ons niets meer, of antwoord je niet, dan verwijderen we je gegevens. Wat we wettelijk moeten bijhouden, blijft staan tot die termijn afloopt.

5. Met wie we je gegevens delen

Met opdrachtgevers delen we je cv, je certificaten en je beschikbaarheid, en dat doen we alleen nadat je hebt gezegd dat je die opdracht wil. Je telefoonnummer en e-mailadres geven we pas door als de match rond is.

Daarnaast krijgen deze partijen toegang, telkens beperkt tot wat ze nodig hebben:

• Onze boekhouder, voor facturatie en de jaarrekening
• Het sociaal secretariaat, als je via ons in loondienst werkt
• Onze softwareleveranciers, die onze mail en bestanden hosten
• Overheidsdiensten, als de wet ons daartoe verplicht

Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Je rekeningnummer, je identiteitsbewijs en alles wat je vertrouwelijk met ons deelt, gaan nooit naar een opdrachtgever.

6. Werk in het buitenland

Bemiddelen we je naar een opdracht buiten België, dan gaan je gegevens naar de opdrachtgever daar. Binnen de Europese Economische Ruimte gelden dezelfde regels als hier. Gaat het om een land daarbuiten, dan doen we dat alleen met jouw toestemming en met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. We zeggen vooraf om welk land het gaat.

7. Hoe we je gegevens beveiligen

• Onze laptops en telefoons zijn versleuteld en met een wachtwoord beveiligd
• Op onze mail- en opslagaccounts staat tweestapsverificatie
• Alleen wie ze nodig heeft voor zijn werk, kan bij je gegevens
• Papieren dossiers liggen in een afgesloten kast en worden versnipperd
• We maken dagelijks back-ups, versleuteld en op een tweede locatie

Gaat er ondanks alles toch iets mis en loop je daardoor risico, dan brengen we je op de hoogte en melden we het binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Jouw rechten

Over de gegevens die wij van je hebben, kan je het volgende vragen:

Recht	Wat het betekent
Inzage	Een overzicht van alles wat we van je bijhouden
Verbetering	Iets fout of verouderd? We passen het aan
Verwijdering	Weg ermee, behalve wat we wettelijk moeten houden
Beperking	We bewaren het, maar doen er even niets mee
Overdracht	Je gegevens in een bestand dat je elders kan gebruiken
Bezwaar	Je bent het niet eens met een bepaald gebruik
Toestemming intrekken	Altijd, zonder reden, zonder gevolgen

Mail of bel ons en zeg wat je wil. We vragen je om je te identificeren, zodat we niet per ongeluk de gegevens van iemand anders vrijgeven. Binnen een maand krijg je antwoord. Is je vraag ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen, en dan laten we dat op tijd weten. Het kost je niets.

Trek je je toestemming in, dan stoppen we met wat op die toestemming steunde. Wat we daarvóór deden, blijft geldig.

9. Website en cookies

Onze website theemploymentagency.eu gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We volgen je niet, we adverteren niet en we delen niets met advertentienetwerken. Stuur je ons een bericht via het contactformulier, dan gebruiken we die gegevens enkel om je te antwoorden.

10. Als je niet tevreden bent

Zeg het ons eerst. Meestal is het een misverstand dat we snel rechtzetten. Kom je er met ons niet uit, dan kan je klacht indienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
[email protected] · 02 274 48 00 · gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kan ook naar de rechtbank stappen. Het een sluit het ander niet uit.

11. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we werken, dan passen we deze verklaring aan. De versie en datum staan bovenaan. Bij een belangrijke wijziging sturen we je een bericht, we laten je het niet zelf ontdekken.

Deze verklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.

Download de volledige verklaring

Derin Consultancy BV · The Employment Agency · Wegvoeringstraat 31, 9230 Wetteren · BE 0776.353.752 · [email protected] · +32 9 398 51 03 · theemploymentagency.eu

PDF Download de privacyverklaring (PDF) · 54 KB